Asuntosijoitustemme ensimmäinen linjasaneerausurakka on saatu päätökseen ja urakoitsija on luovuttanut työmaan taloyhtiölle. Muutamia sovittuja töitä vielä viimeistellään ja tonttia siistitään vielä muutaman viikon ajan. Vastaanottoon liittyy vastaanottotarkastus sekä taloudellinen loppuselvitys.

Vastaanottotarkastus

Vastaanottotarkastus on kokousmuotoinen tapahtuma, jossa tilaaja (taloyhtiö), valvojat sekä urakoitsija käyvät läpi urakan kokonaisuuden. Tilaajaa tilaisuudessa edustaa hallitus vaaditussa kokoonpanossa. Meidän yhtiössä sovittiin jo urakan alussa, että 3/5 hallituksen jäsentä riittää, mutta toki kaikki paikalle pääsevät voivat osallistua.

Vastaanottotarkastuksen läpiviemiseen on varmasti useita erilaisia tapoja. Meidän yhtiössä puhetta johti yhtiön puolesta projektipäällikkö. Tällä mallilla on menty koko hankkeen ajan, joten se oli myös tässä kohdin luontevaa. Kokouksessa käytiin läpi vastaanotto sovitussa laajuudessa, koko linjasaneeraushanke. Hankkeen läpikäynti aloitettiin toteamalla kaikki viranomaisten suorittamat katselmukset, sekä niihin mahdollisesti liittyvät avoimet huomautukset. Viranomaishuomioista siirryttiin valvojien tarkastuksiin. Tarkastuksista listattiin jokaisen eri kokonaisuuden, esimerkiksi huoneistolinjan, luovutuskokousten päivät. Meillä projekti kulki aikataulussa, eikä niiltä osin tarvinnut kirjata viivästyksiä. Valvojien tarkastuksissa kirjattiin myös avoimissa asioissa olleet tarkastukset, joihin kokouksessa saatiin kuittaukset. Omana kohtanaan pöytökirjaan kirjattiin vielä suorittamattomat tarkastukset, jolloin kyseiset työvaiheet urakoitsijan tulee saattaa valmiiksi sovitussa aikataulussa.

Yksi vastaanottotarkastuksen tärkeimmistä kohdista, ainakin yhtiön kannalta, on listaus urakoitsijan vastattavaksi katsottavat virheet tai puutteet. Sen alle listataan kaikki tiedossa olevat puutteet, virheet ja keskeneräiset työt. Tässä kohtaa on yhtiön eli tilaajan oltava todella tarkkana. Mikäli tässä kohtaa ei asioita kirjata, on urakoitsijan helppo alkaa vänkäämään vastaan. Molempien oikeusturvan kannalta on selkeää, kun avoimet asiat kirjataan tässä kohdin mahdollisimman tarkasti. Vastaanottotarkastuksessa on hyvä kirjata myös mahdolliset puutteet, joita ei katsota urakoitsijan vastuulle. Tällaisia voi olla esimerkiksi jokin kohta missä rakenne ei vastaa suunnitelmaa, mutta molemmat osapuolet tietävät ratkaisun olevan oikea ja suunnitelmat päivitetään sen mukaiseksi.

Tämän jälkeen käytiin läpi jäljellä olevat avoimet työt, jotka urakoitsija hoitaa vielä vastaanottotarkastuksen jälkeen. Tällaisia ovat viranomaistarkastuksien huomautusten korjaaminen ja valvojien vika- ja puutelistojen viimeisten kohtien korjaamiset. Jos vika- ja puutelistalla on paljon asioita auki, ei vastaanottoa ehkä kannata viedä loppuun ennen kuin vikalistat ovat riittävän lyhyitä. Kun urakan töiden loppuunsaattaminen on käsitelty, listattiin vielä lopulliset dokumentit jotka pitää tilaajalle eli rakennuttajalle luovuttaa. Samalla sovitaan kuka huolehtii lopullisten rakennuspiirrustusten päivittämisestä.

Vastaanottotarkastuksen pöytäkirjaan on hyvä kirjata urakan takuuaika sekä urakassa asennettujen laitteiden takuut, siltä osin kuin ne ylittävät urakan takuuajan. Samassa yhteydessä sovitaan takuuajan ajalle osuvat suuremmat tiedossa olevat huollot sekä tapa miten osakkaiden ja asukkaiden virhe- ja puutehavainnot ilmoitetaan. Mikäli tässä vaiheessa kaikki vaikuttaa olevan kunnossa voidaan urakka merkitä valmistuneeksi ja vastaanotetuksi.

Vastaanoton jälkeen listataan vielä avoimet maksupostit, sekä takuuajan vakuuden suuruus. Vakuuden suuruus on kirjattu jo urakkasopimukseenkin, mutta se todetaan myös tässä kohdin. Meillä ei saatu vielä tässä kohdin tarkkaa euromäärää, vaan ilmoitettiin prosentti ja lopullinen euromäärä selviää taloudellisessa loppuselvityksessä. Ennen kokouksen päättämistä on vielä molemmilla osapuolilla kirjata toisiinsa kohdistamat vaatimukset. Tällaisia yleensä ovat urakoitsijan puolelta vaatimus maksaa maksukelpoiset erät ja tilaajalta avoimien virhe ja puutelistausten korjausten suorittaminen.

Taloudellinen loppuselvitys

Vastaanottotarkastuksen jälkeen melko pian pidetään taloudellinen loppuselvitys. Kokouksen alussa käytiin vielä läpi vastaanottotarkastuksen pöytäkirjaan kirjattujen avoimien asioiden tilanne. Tässä kohdin ei yleensä saa enää lisätä uusia puutteita, vaan ne olisi pitänyt nostaa esiin vastaanottotarkastuksessa. Kuitenkin, jos jokin aiemmin sovittu työ ei ole vielä hoidettu voidaan siitäkin keskustella.

Talouden osalta listataan urakan kokonaishinta sekä urakan aikaiset lisätyöt ja hyvitykset. Lisätyölista on hyvä perata läpi ja varmistaa, että hyväksytyt lisätyöt on listattuna. Myös hylättyjen lisätöiden on hyvä olla listalla, mutta niitä ei ole laskettu mukaan lisätöiden loppusummaan. Näin saadaan oikea loppusumma, jonka pohjalta asetetaan takuuajan vakuus. Tässä palaverissa pitää myös nostaa mahdolliset erimielisyydet koskien laskuja. Tilaajan on hyvä varmistaa myös miten on käsitelty ja laskutettu mahdollisesti urakkahintaan sovittuja varauksia. Esimerkiksi meidän urakassa oli varattu joitakin tunteja ennalta arvaamattomiin purkutöihin, joiden käyttämiseen piti olla valvojien hyväksyntä. Näiden käytöstä hiukan keskusteltiin ja löysimme yhteisymmärryksen.

Vastaanottotarkastuksessa ja taloudellisessa loppuselvityksessä on syytä olla tarkkana. Mikäli ei huolellisesti nosta asioita pöytäkirjaan, voi takuuaikanakin olla vaikea saada urakoitsija vastuuseen puutteista.